Accordo di riservatezza (NDA):
cosa scrivere perché ti protegga davvero.

“Devo mandare i nostri prezzi e il progetto a un possibile partner, ma non lo conosco abbastanza.”

È il momento giusto per un accordo di riservatezza. In questa guida trovi quando serve, le clausole da non dimenticare, quanto può durare, cosa succede se qualcuno lo viola e la differenza con il patto di riservatezza per i dipendenti. Alla fine c’è anche lo schema delle clausole da usare come lista di controllo.

Cos’è un accordo di riservatezza e quando serve.

L’accordo di riservatezza è un contratto che non ha una disciplina specifica nel Codice civile. Le parti lo possono scrivere liberamente, purché tuteli interessi meritevoli (art. 1322 c.c.). Per questo la sua efficacia dipende quasi tutta da come è scritto.

Serve tutte le volte che devi condividere informazioni che hanno valore proprio perché non sono pubbliche:

• trattative con un cliente, un fornitore o un partner industriale;
• incontri con investitori o un possibile acquirente dell’azienda;
• sviluppo di un prodotto con un’agenzia, un consulente o un freelance;
• prove di un software o di un prototipo da parte di terzi;
• collaborazioni di ricerca con università o altre imprese.

Unilaterale o reciproco? Se le informazioni le dai solo tu, basta un accordo unilaterale. Se le scambiate entrambi, come spesso accade nelle trattative tra imprese, serve un accordo reciproco (mutual NDA). Diffida degli accordi “reciproci” in cui gli obblighi pesano in realtà soltanto su una delle due parti.

Le clausole da non dimenticare.

Un accordo generico (“tutte le informazioni scambiate sono riservate”) è difficile da far valere. Le clausole che fanno la differenza sono queste.

Se l’accordo è un tuo modello standard e contiene la scelta del tribunale competente, fai firmare a parte quella clausola. La legge chiede una specifica approvazione per iscritto (la “doppia firma”) per alcune clausole delle condizioni predisposte da una sola parte, tra cui le deroghe alla competenza del giudice.

Quanto dura un accordo di riservatezza.

La legge non fissa una durata massima. La scelta va fatta in base a quanto restano utili le informazioni:

• per le informazioni di una trattativa, come prezzi o condizioni commerciali, di solito qualche anno dalla fine della trattativa;
• per i segreti commerciali veri, come formule, codice o processi, l’obbligo può durare finché restano segreti;
• per i dati personali, finché valgono gli obblighi sulla privacy.

Indicare una durata precisa, o un criterio chiaro come “finché le informazioni non diventano pubbliche”, rende l’accordo più facile da far rispettare.

Cosa succede se l’accordo viene violato.

Se l’altra parte usa o diffonde le tue informazioni, puoi:

• chiedere la penale, se c’è. È dovuta senza dover provare il danno (art. 1382 c.c.). Il giudice però può ridurla se è manifestamente eccessiva. Se vuoi poter chiedere anche il danno ulteriore, l’accordo lo deve dire;
• chiedere il risarcimento del danno, che però va provato. Spesso è la parte più difficile, ed è per questo che la penale conta tanto;
• chiedere al giudice di bloccare l’uso delle informazioni, anche con un provvedimento d’urgenza;
• far valere la tutela dei segreti commerciali prevista dalla legge, che vale anche contro chi non ha firmato nulla, se le informazioni hanno i requisiti del segreto;
• nei casi più gravi, presentare querela: rivelare o usare segreti commerciali conosciuti per il proprio lavoro, o acquisiti in modo abusivo, può essere reato.

Se pensi che un accordo sia già stato violato, o stai per firmare quello che ti ha mandato la controparte, un avvocato esperto di contratti commerciali ti dice cosa puoi chiedere e cosa conviene modificare.

L’accordo come difesa dei segreti commerciali.

C’è un motivo in più, spesso trascurato, per usare bene gli accordi di riservatezza. La legge tutela i segreti commerciali (conoscenze tecniche e informazioni commerciali riservate) solo se l’azienda li ha protetti con misure ragionevolmente adeguate a mantenerli segreti (art. 98 del Codice della proprietà industriale). Accordi firmati, accessi limitati e documenti marcati come riservati sono proprio le prove di quelle misure. Senza, in caso di lite può essere difficile dimostrare che un’informazione era davvero un segreto.

Con i dipendenti: il patto di riservatezza.

Durante il rapporto di lavoro il dipendente è già tenuto per legge a non divulgare notizie sull’organizzazione e sui metodi dell’impresa: è l’obbligo di fedeltà, che finisce però con il rapporto. Per proteggere le informazioni anche dopo, si firma un patto di riservatezza.

Per i ruoli chiave valuta entrambi gli strumenti: ne parliamo nella guida sul patto di non concorrenza per i dipendenti.

Errori comuni negli accordi di riservatezza.

1. 01Usare un modello trovato online senza adattarlo. Lo scopo e le informazioni protette cambiano da un’operazione all’altra.
2. 02Firmarlo dopo aver già mandato i documenti. Le informazioni date prima della firma potrebbero non essere coperte.
3. 03Dimenticare le esclusioni. Un accordo che protegge anche ciò che è pubblico è fragile.
4. 04Non dire nulla sulle copie digitali. E-mail, cartelle condivise e backup restano anche dopo la “restituzione”.
5. 05Pensare che l’accordo copra la privacy. Se l’altra parte tratta dati personali per conto tuo serve anche la nomina a responsabile del trattamento: l’accordo di riservatezza non la sostituisce.

Schema delle clausole (lista di controllo).

1. 01Parti e loro rappresentanti
2. 02Premessa e scopo dell’accordo
3. 03Definizione di informazioni riservate
4. 04Esclusioni
5. 05Obblighi di chi riceve: uso solo per lo scopo, misure di protezione, accesso limitato
6. 06Persone autorizzate e loro impegni
7. 07Durata dell’accordo e dell’obbligo di riservatezza
8. 08Restituzione o distruzione, comprese le copie digitali
9. 09Nessuna licenza o cessione di diritti sulle informazioni
10. 10Penale ed eventuale danno ulteriore
11. 11Eventuale divieto di contattare dipendenti o clienti
12. 12Legge applicabile e foro competente
13. 13Firme (anche digitali) ed eventuale approvazione specifica delle clausole

Quando serve un avvocato.

Per una trattativa semplice un buon modello, ben adattato, può bastare. Serve un avvocato quando:

• condividi informazioni tecniche di grande valore, come codice, formule o progetti;
• la controparte è un gruppo più grande e ti manda il suo modello;
• l’accordo coinvolge società estere o una legge diversa da quella italiana;
• l’accordo è legato a un’operazione importante, come un investimento o la vendita dell’azienda;
• pensi che l’accordo sia stato violato.

Hai un accordo di riservatezza da scrivere o da rivedere? Con Iusful lo segue un avvocato specializzato in contratti, che scegli tu. Ci racconti la situazione in venti minuti e ricevi un preventivo scritto in 48 ore, con tempi e costi chiari prima di partire. Parla con un esperto.

Se firmi accordi di riservatezza spesso, ha più senso avere un modello tuo e qualcuno che lo segue tutto l’anno: guarda i piani.

Domande frequenti