Recupero crediti:
cosa fare se un cliente non paga la fattura, dal sollecito al pignoramento

“Un cliente non paga da tre mesi: cosa posso fare?”

È una delle domande che le imprese portano a Iusful. La risposta dipende da quanto vale il credito, da come è documentato e dal motivo del ritardo. Qui trovi il percorso completo del recupero crediti, i documenti da preparare e le alternative al tribunale.

Prima di agire: i documenti da raccogliere.

Prima di scrivere al cliente, raccogli:

• contratto, preventivo accettato o condizioni generali firmate;
• ordini e prove di consegna: conferme d’ordine, DDT (documenti di trasporto) firmati, verbali di collaudo;
• fatture, con la ricevuta del Sistema di interscambio (SdI) per quelle elettroniche;
• comunicazioni: e-mail e PEC in cui il cliente riconosce il debito, chiede tempo o contesta;
• estratto conto del cliente, con pagamenti parziali e note di credito;
• garanzie: fideiussioni, assegni, cambiali, acconti;
• visura camerale aggiornata del cliente, per sapere se è attivo e se ha procedure in corso.

Annota la scadenza di ogni fattura, che serve per interessi e prescrizione. Se il cliente ha motivi seri per contestare, come ritardi o difetti, la strada cambia.

Il percorso del recupero crediti, passo per passo.

Esempio: un’azienda di software ha tre fatture scadute da 90 giorni. Con contratto firmato, verbali di consegna e fatture elettroniche può già chiedere il decreto ingiuntivo.

Sollecito di pagamento e messa in mora: le prime mosse.

Il sollecito di pagamento è una richiesta informale, per telefono o e-mail. A volte il ritardo nasce da un errore o da una fattura bloccata.

Se non basta, manda la lettera di messa in mora: la richiesta scritta di pagare entro un termine preciso, con l’avviso che poi agirai in giudizio. Per un debito di denaro con una scadenza fissata, il cliente è in ritardo già dal giorno dopo (art. 1219 c.c.). La lettera però prova che hai chiesto e interrompe la prescrizione. Mandala via PEC o raccomandata A/R.

È diversa dalla diffida ad adempiere, che serve a sciogliere il contratto. Nel frattempo puoi sospendere le forniture a chi non paga, se lo fai in modo proporzionato e in buona fede.

Interessi di mora e 40 euro: cosa puoi chiedere in più.

Se il cliente è un’impresa, un professionista o una pubblica amministrazione, si applica la legge sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (D.Lgs. 231/2002):

• termine di pagamento: se il contratto tace, 30 giorni dal ricevimento della fattura. Tra imprese, oltre i 60 giorni serve un accordo espresso, provato per iscritto e non gravemente iniquo per chi vende. Se sei una PMI e il cliente no, oltre i 60 giorni si presume gravemente iniquo;
• interessi di mora: decorrono da soli dal giorno dopo la scadenza. Il tasso è quello della BCE più 8 punti e cambia ogni sei mesi: dal 1° luglio al 31 dicembre 2026 è il 10,40% annuo;
• 40 euro forfettari per i costi di recupero, più i costi maggiori che dimostri.

Esempio: su una fattura da 10.000 euro, IVA compresa, scaduta da 90 giorni nel secondo semestre 2026, gli interessi sono circa 256 euro, più i 40 euro. Con i consumatori valgono gli interessi legali: 1,60% annuo nel 2026.

Quanto tempo hai: la prescrizione dei crediti.

Il prezzo di merci e servizi tra imprese si prescrive di solito in dieci anni dalla scadenza (prescrizione ordinaria). Alcuni crediti hanno però termini più brevi:

• un anno per trasporto, spedizione e provvigioni del mediatore;
• tre anni per i compensi dei professionisti, con una prescrizione “presuntiva” che ha regole particolari;
• cinque anni per ciò che si paga periodicamente, come canoni e interessi.

La prescrizione si interrompe con una richiesta scritta di pagamento, con il riconoscimento del debito da parte del cliente o con un’azione in giudizio, e il termine riparte da zero.

Decreto ingiuntivo: come funziona in breve.

Il decreto ingiuntivo è un ordine di pagamento che il giudice emette senza sentire prima il cliente. Serve una prova scritta del credito (art. 633 del codice di procedura civile): un contratto, un riconoscimento di debito firmato, l’estratto autentico delle scritture contabili o, da novembre 2024, la fattura elettronica passata dallo SdI.

1. 01L’avvocato deposita il ricorso al giudice di pace (fino a 10.000 euro) o al tribunale.
2. 02Il decreto va notificato entro 60 giorni, o perde efficacia.
3. 03Il cliente ha di regola 40 giorni dalla notifica per pagare o fare opposizione.
4. 04Senza opposizione il decreto diventa esecutivo, con le spese a carico del cliente.

Il giudice può renderlo esecutivo da subito se c’è pericolo di grave pregiudizio nel ritardo o se presenti un documento firmato dal cliente che prova il credito. Se il cliente si oppone, si apre una causa in cui la fattura da sola non basta più. [ESPERIENZA DA INSERIRE: tempi tipici tra deposito del ricorso ed emissione del decreto]

Se il credito è importante o il cliente contesta, fatti consigliare da un avvocato esperto di recupero crediti e contratti commerciali.

Se il cliente non paga nemmeno dopo il decreto.

Con il decreto esecutivo l’avvocato notifica l’atto di precetto, l’ultima intimazione a pagare entro almeno dieci giorni. Poi, entro 90 giorni, si avvia il pignoramento di conti correnti, crediti verso terzi, beni o immobili del cliente.

Se non sai cosa possiede, l’ufficiale giudiziario può cercarne i beni nelle banche dati pubbliche, come l’anagrafe tributaria. Ma se il cliente non ha nulla, il pignoramento non serve: valutane la solidità prima di fare causa.

Recupero crediti stragiudiziale: accordo, negoziazione assistita, mediazione.

Piano di rientro e accordo transattivo.
Se il cliente vuole pagare ma non ce la fa, il piano di rientro fissa rate e scadenze. L’accordo transattivo aggiunge concessioni reciproche, come uno sconto in cambio del pagamento immediato. Scrivi sempre il riconoscimento del debito e la decadenza: se salta una rata, è dovuto tutto. Con le firme autenticate da un notaio, l’accordo diventa un titolo esecutivo e permette di pignorare senza decreto.

Negoziazione assistita.
È un tentativo di accordo in cui ogni parte ha il suo avvocato. È obbligatoria prima di una causa ordinaria per somme fino a 50.000 euro (art. 3 D.L. 132/2014), non per il decreto ingiuntivo. Se il cliente non risponde entro 30 giorni, puoi andare dal giudice. L’accordo firmato con gli avvocati è un titolo esecutivo.

Mediazione.
È obbligatoria solo per alcuni contratti, tra cui somministrazione, subfornitura, franchising, contratto d’opera, rete e consorzio, ma non per chiedere il decreto. Se il cliente si oppone e il contratto è tra questi, la mediazione deve avviarla il creditore, o il decreto viene revocato.

Cliente estero o in liquidazione giudiziale (ex fallimento).

Cliente in un altro Paese UE.
Il procedimento europeo d’ingiunzione di pagamento vale per i crediti in denaro scaduti se una parte ha sede in un altro Stato UE rispetto al giudice (Danimarca esclusa). Si usa un modulo standard e l’avvocato non è obbligatorio. Il cliente ha 30 giorni per opporsi, anche senza motivare, e allora si passa a una causa ordinaria. Altrimenti l’ingiunzione si esegue in tutta l’UE. Fuori dall’UE le regole cambiano da Paese a Paese.

Cliente in liquidazione giudiziale.
È il nome del fallimento per le procedure aperte dal 15 luglio 2022. Dall’apertura non puoi più pignorare: devi chiedere l’insinuazione al passivo, con una domanda via PEC al curatore almeno 30 giorni prima dell’udienza di verifica. Le domande tardive sono ammesse fino a sei mesi dopo che lo stato passivo è diventato esecutivo. Quanto recuperi dipende dai beni della procedura e dai privilegi. Per l’IVA della fattura, senti il commercialista.

Errori comuni nel recupero crediti.

1. 01Aspettare mesi prima di scrivere, mentre il cliente paga altri fornitori.
2. 02Continuare a fornire a chi ha fatture scadute, senza acconti o fideiussioni.
3. 03Fare pressioni sbagliate: scrivere ai clienti del tuo cliente o pubblicarne il nome come cattivo pagatore ti espone a contestazioni per diffamazione e privacy.

Quando serve un avvocato nel recupero crediti.

Il sollecito lo può gestire la tua amministrazione. Serve un avvocato quando:

• vuoi una messa in mora che prepari già il decreto ingiuntivo;
• chiedi il decreto: è obbligatorio, salvo i crediti fino a 1.100 euro dal giudice di pace;
• il cliente contesta la fornitura, è all’estero o è in crisi;
• temi che stia svuotando l’azienda: si può chiedere un sequestro conservativo.

Un cliente non paga e non sai da dove partire? Con Iusful il recupero del credito lo segue un avvocato specializzato in contratti, che scegli tu. Ci racconti la situazione in venti minuti e ricevi un preventivo scritto in 48 ore, con tempi e costi chiari prima di partire. Il contenzioso oltre il decreto ingiuntivo ha un preventivo dedicato, che conosci prima. Parla con un esperto

Se i ritardi sono frequenti, conviene prevenirli con contratti con clienti e fornitori scritti bene e un presidio tutto l’anno: guarda i piani.

Domande frequenti