Servizio legale online per una PMI senza ufficio legale: come sceglierlo

Cosa rende buono un servizio legale online per una PMI

Un servizio legale online, o ufficio legale esterno online, è una piattaforma attraverso cui un'azienda affida le proprie pratiche a un avvocato, con prezzi e tempi definiti prima. Per una PMI senza ufficio legale interno è buono quando risponde per iscritto a tre domande: chi è l'avvocato che firma con te l'incarico, cosa è incluso e a che prezzo, cosa succede ai tuoi dati e al contratto se vuoi uscire.

La tecnologia conta meno di quanto sembri. Conta che dietro ci sia un avvocato iscritto all'albo, con una polizza obbligatoria, che risponde del lavoro svolto. Il resto della scelta dipende da quante richieste hai e da quanto vuoi che siano prevedibili i costi.

I tre modelli di servizio legale online

I servizi legali online per imprese si dividono in tre modelli. Spesso un fornitore ne offre più di uno.

Il terzo modello costa meno ma non è un servizio legale: nessun avvocato firma un incarico con te e nessuno risponde del contenuto. Va bene per un documento semplice, non per un contratto con un cliente importante o per un licenziamento.

Per capire quanto costano i primi due modelli, leggi quanto costa un avvocato in abbonamento per una PMI. Per una mappa di tutte le formule disponibili in Italia, inclusa l'assicurazione di tutela legale, leggi quali servizi legali in abbonamento esistono in Italia.

Checklist in 8 punti prima di sottoscrivere

Usa questi otto punti con qualsiasi servizio, online o tradizionale. Se un punto non ha risposta scritta, chiedila.

1. 01Chi firma la lettera d'incarico. L'incarico va conferito a un avvocato iscritto all'albo, con nome e foro. Il compenso si pattuisce per iscritto con lui (art. 13 L. 247/2012). Se firmi solo con la piattaforma, chiedi chi è il professionista responsabile della pratica.
2. 02Come si sceglie l'avvocato. Lo assegna la piattaforma o lo scegli tu? Con quali criteri è stato selezionato? Puoi cambiarlo?
3. 03Cosa è incluso e cosa no. Numero di richieste o ore, aree coperte, tempi di risposta. Il contenzioso e le operazioni straordinarie sono quasi sempre a preventivo separato.
4. 04Prezzi e tempi scritti prima. Preventivo scritto con oneri, spese e compenso distinti, come prevede la legge forense. In quante ore arriva.
5. 05Cosa succede se l'avvocato sbaglia. Chi risponde, con quale polizza, con quali massimali. La sezione seguente spiega come funziona.
6. 06Dove stanno i dati. Sede dei server, cifratura, chi accede ai documenti, certificazioni verificabili, uso dei documenti per addestrare modelli di AI.
7. 07Durata e recesso. Durata minima, rinnovo automatico, preavviso, penali.
8. 08Cosa resta a te se disdici. Accesso ai documenti dopo la fine del contratto, formato di esportazione, tempi di cancellazione.

Chi risponde se l'avvocato sbaglia

Risponde l'avvocato che ha svolto la prestazione. È il punto che decide se una piattaforma è affidabile, perché risponde alla domanda che molte aziende si fanno prima di affidare una pratica a un servizio online.

La responsabilità professionale dell'avvocato segue le regole generali del codice civile. Il professionista deve usare la diligenza richiesta dalla natura dell'attività (art. 1176, comma 2, c.c.) e, per i problemi tecnici di speciale difficoltà, risponde solo per dolo o colpa grave (art. 2236 c.c.). Questa responsabilità non cambia perché l'incarico è arrivato tramite una piattaforma.

A tutela del cliente, ogni avvocato deve avere una polizza di responsabilità civile professionale (art. 12 L. 247/2012). Le condizioni minime le fissa il decreto del Ministero della Giustizia del 22 settembre 2016: per un avvocato individuale il massimale minimo parte da 350.000 euro per sinistro e sale con il fatturato dello studio; per gli studi associati si arriva a diversi milioni. L'avvocato deve informarti degli estremi della polizza.

La piattaforma risponde del proprio servizio: la conservazione dei documenti, le promesse fatte nelle condizioni, i criteri di selezione dichiarati. Se le condizioni dicono che il gestore non risponde dell'attività professionale, è corretto, perché quella responsabilità è dell'avvocato. Il problema nasce quando non sai chi è l'avvocato.

Se qualcosa va storto hai tre strade: chiedere conto all'avvocato, che attiverà la polizza; presentare un esposto all'Ordine degli avvocati per la parte disciplinare; contestare alla piattaforma ciò che aveva promesso e non ha mantenuto.

C'è anche un limite deontologico da conoscere. Il Codice deontologico forense vieta all'avvocato di procurarsi clienti con mezzi non conformi al decoro, compresa l'offerta di vantaggi a chi gli procura clientela (art. 37). Una piattaforma seria è costruita in modo che l'incarico e il compenso restino tra te e l'avvocato, senza una percentuale sul compenso del professionista.

Dove stanno i tuoi dati

Le pratiche legali contengono contratti, dati dei dipendenti, bilanci, contenziosi. Prima di caricarli su una piattaforma, chiedi dove sono conservati e chi può vederli.

Tre domande bastano per capire il livello di protezione:

• Dove sono i server? Dati in UE significa che il trasferimento verso Paesi terzi non è un tema da gestire. Il GDPR si applica comunque, ma la sede conta per i controlli e i tempi di risposta.
• Quali certificazioni sono verificabili? Una certificazione come SOC 2 Type 2 significa che un revisore esterno ha verificato i controlli di sicurezza nel tempo. Chiedi il report, anche sotto accordo di riservatezza.
• I miei documenti addestrano modelli di AI? Se la piattaforma usa strumenti di AI, deve dirti se i tuoi documenti vengono usati per addestrare modelli di terzi.

Iusful risponde a queste domande nella pagina Sicurezza: SOC 2 Type 2 con report disponibile su richiesta sotto NDA, data center in UE, cifratura in transito e a riposo, SSO e autenticazione a due fattori, nessun uso dei documenti per addestrare l'AI.

Come funziona in Iusful

In Iusful l'azienda sceglie il proprio avvocato all'interno di un network selezionato di avvocati specializzati. L'incarico e il compenso sono pattuiti direttamente con l'avvocato. Un referente unico coordina le sei aree legali: dati e privacy, societario, lavoro e persone, contratti, proprietà intellettuale, tech, AI e cyber.

Puoi lavorare in due modi. Con l'abbonamento, da 250 euro al mese, hai un numero di richieste incluse e il referente risponde entro 24 ore. Con una pratica singola, ricevi un preventivo scritto entro 48 ore e si parte solo dopo il tuo ok. In entrambi i casi il recesso è libero con 30 giorni di preavviso, senza motivazione e senza penale.

Prima di firmare con Iusful o con chiunque altro, usa la checklist in otto punti. Un servizio che risponde a tutte le domande per iscritto ti ha già detto come lavorerà.

Domande frequenti